আমরা প্রায়ই এক্সেলে এমন ডেটা পাই যেখানে একটি সেলের মধ্যে কমা দিয়ে একাধিক তথ্য আলাদা করা থাকে। এই ধরনের ডেটাকে আলাদা আলাদা সেলে ভাগ করা একটি সাধারণ কাজ এবং মাইক্রোসফট এক্সেল এই কাজটি করার জন্য বেশ কিছু সহজ পদ্ধতি অফার করে। এই আর্টিকেলে আমরা ধাপে ধাপে দেখব কিভাবে কমা / আলাদা করা ডেটা (comma / separated data) এক্সেলে বিভক্ত করা যায়।
এক্সেলে কমা-আলাদা করা ডেটা (Comma-Separated Data) বিভক্ত করার পদ্ধতি
কমা-আলাদা করা ডেটা বিভক্ত করার জন্য এক্সেলের সবচেয়ে সহজ এবং কার্যকর উপায় হলো "Text to Columns" ফিচারটি ব্যবহার করা। এছাড়াও, কিছু ফাংশন ব্যবহার করেও এই কাজটি করা যায়, তবে "Text to Columns" বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই দ্রুত সমাধান দেয়।
⁜ Text to Columns ব্যবহার করে ডেটা বিভক্ত করা (সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি)
এটি ডেটা বিভক্ত করার জন্য সবচেয়ে জনপ্রিয় এবং সহজবোধ্য পদ্ধতি।
ধাপ ১: আপনার ডেটা নির্বাচন করুন প্রথমে, যে সেলে বা কলামে আপনার কমা-আলাদা করা ডেটা আছে, সেই সেল বা কলামটি নির্বাচন করুন।
ধাপ ২: "Data" ট্যাবে যান এক্সেল রিবনের উপরে "Data" ট্যাবে ক্লিক করুন।
ধাপ ৩: "Text to Columns" অপশনটি খুঁজুন "Data" ট্যাবের অধীনে "Data Tools" গ্রুপে "Text to Columns" অপশনটি খুঁজে বের করে ক্লিক করুন। একটি উইজার্ড (wizard) খুলবে।
ধাপ ৪: ডেটা টাইপ নির্বাচন করুন "Text to Columns Wizard" এর প্রথম ধাপে আপনি দুটি অপশন দেখতে পাবেন:
- "Delimited": এই অপশনটি নির্বাচন করুন। এটি সেই ডেটার জন্য ব্যবহার করা হয় যেখানে কমা, ট্যাব, সেমিকোলন, স্পেস ইত্যাদি দ্বারা প্রতিটি আইটেম আলাদা করা থাকে।
- "Fixed width": এটি এমন ডেটার জন্য ব্যবহার করা হয় যেখানে প্রতিটি আইটেমের দৈর্ঘ্য নির্দিষ্ট থাকে (যেমন, প্রথম ৫ অক্ষর নাম, পরের ৩ অক্ষর আইডি)। এটি আমাদের বর্তমান কাজের জন্য নয়।
"Delimited" নির্বাচন করে "Next >" বোতামে ক্লিক করুন।
ধাপ ৫: ডিলিমিটার (Delimiter) নির্বাচন করুন এই ধাপে আপনাকে ডিলিমিটার বা বিভেদক অক্ষরটি বেছে নিতে হবে, যা আপনার ডেটার প্রতিটি অংশকে আলাদা করেছে।
- "Delimiters" অংশের অধীনে "Comma" চেকবক্সটি চিহ্নিত করুন।
- আপনি যদি "Comma" নির্বাচন করেন, তাহলে নিচে "Data preview" অংশে দেখতে পাবেন আপনার ডেটা কিভাবে আলাদা আলাদা কলামে বিভক্ত হবে।
- যদি আপনার ডেটা কমা ছাড়াও অন্য কোনো অক্ষর দিয়ে বিভক্ত হয়ে থাকে (যেমন, সেমিকোলন, স্পেস বা অন্য কোনো বিশেষ অক্ষর), তাহলে সেই অনুযায়ী "Semicolon", "Space" অথবা "Other" (এবং পাশে নির্দিষ্ট অক্ষরটি টাইপ করুন) নির্বাচন করতে পারেন।
- "Treat consecutive delimiters as one" অপশনটি চেক করতে পারেন যদি আপনার ডেটায় একাধিক কমা পাশাপাশি থাকে এবং আপনি সেগুলোকে একটি বিভেদক হিসেবে গণ্য করতে চান।
ডিলিমিটার নির্বাচন করার পর "Next >" বোতামে ক্লিক করুন।
ধাপ ৬: কলাম ডেটা ফরম্যাট এবং গন্তব্য (Destination) নির্বাচন করুন এই ধাপে আপনি প্রতিটি নতুন কলামের ডেটা ফরম্যাট সেট করতে পারবেন এবং কোথায় এই ডেটা রাখতে চান তা নির্দিষ্ট করতে পারবেন।
- "Column data format": আপনি প্রতিটি নতুন কলামের জন্য ডেটা ফরম্যাট (যেমন, General, Text, Date ইত্যাদি) নির্বাচন করতে পারেন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে "General" কাজ করে, যা এক্সেলকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা টাইপ নির্ধারণ করতে দেয়।
- "Destination": এটি খুব গুরুত্বপূর্ণ। এখানে আপনাকে সেই সেলের রেফারেন্স দিতে হবে যেখান থেকে আপনি বিভক্ত ডেটা রাখতে চান। যদি আপনি প্রথম নির্বাচিত সেলটিই গন্তব্য হিসেবে রাখেন, তাহলে মূল ডেটাগুলো নতুন বিভক্ত ডেটা দ্বারা প্রতিস্থাপিত হবে। যদি আপনি মূল ডেটা রাখতে চান, তাহলে অন্য একটি ফাঁকা সেলের রেফারেন্স দিন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ডেটা A1 সেলে থাকে, তাহলে আপনি Destination-এ B1 লিখতে পারেন, তাহলে ডেটা B1, C1, D1 ইত্যাদি সেলে বিভক্ত হবে।
সবকিছু ঠিক থাকলে "Finish" বোতামে ক্লিক করুন।
স্কিনশর্টঃ
বুঝতে কোথাও অসুবিধা হলে নিচের স্কিনশর্টগুলো দেখুন।
Congress!
আপনার ডেটা এখন সফলভাবে আলাদা আলাদা কলামে বিভক্ত হয়ে গেছে!
